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mai 4th, 2015 by The Modulis Team

Ne tapez pas sur votre clavier en me parlant et d’autres conseils de correspondance téléphonique!

Le Guide des nouvelles affaires pour faire des appels téléphoniques 2015 – Partie I

Si vous avez récemment quitté le café avec plus d’une tasse de café; en fait, vous en avez eu plein les oreilles à propos des détails confidentiels d’un appel téléphonique trop bruyant, ce n’est pas surprenant. Avec des options de communication littéralement au bout de vos doigts, la tentation de répondre ou de passer un appel depuis n’importe quel endroit, à tout moment, semble être une pratique acceptable, sans aucun égard pour les bonnes manières à l’ancienne. En fait, qu’est-ce l’étiquette en matière de communication téléphonique,  et qui en a besoin? Si vous êtes un professionnel, qu’est ce que vous faites avec vos appareils mobiles. En 2014, il y a un certain nombre de nouvelles tendances pour faire des appels téléphoniques qui pourraient influencer votre prochaine transaction commerciale.

Que faire et… sérieusement ne pas faire lors des communications téléphoniques modernes

Alors que les utilisateurs de téléphone de la prochaine génération peuvent ne pas être d’accord, à moins qu’ils obtiennent leur baccalauréat ou qu’ils recherchent leur premier emploi, les professionnels vous diront que dans le long terme, la correspondance téléphonique parcourt un long chemin vers des relations d’affaires à long terme. Lorsque votre travail est de vendre vos produits et services, un mauvais appel téléphonique au mauvais endroit, au mauvais moment, pourrait rapidement bousiller l’affaire.

Que FAIRE

  • Trouvez le meilleur endroit pour un appel commercial. Trouvez un endroit isolé pour faire ou recevoir des appels d’affaires importants, de préférence pas dans la même pièce qu’une machine à expresso ou à côté d’une fontaine d’eau. De nombreux bureaux, cafés et restaurants ont une salle privée uniquement pour ce type d’affaires. Une conversation forte peut être gênante pour les collègues, les clients, et surtout les gens à l’autre bout du téléphone.
  • Appelez des numéros désignés uniquement. Appelez vos clients potentiels ou clients sur un téléphone d’affaires dédié, à moins que votre interlocuteur vous ait spécifiquement donné un numéro de téléphone mobile ou un numéro de téléphone fixe comme méthode préférée d’appel. Soyez conscient que, pour certains des bourreaux de travail, il peut n’y avoir aucune différence.
  • Recomposez si nécessaire. Lorsque la ligne téléphonique est mauvaise ou que vous ne pouvez pas comprendre l’autre partie, c’est mieux de raccrocher et de recomposer afin de ne pas manquer une partie importante d’une conversation, surtout lorsque des données financières ou de mauvaises blagues… ou les deux sont concernées. Après tout, il se pourrait que vous deviez de l’argent ou peut être que vous venez de gagner 10 millions de $.
  • Respectez les heures de bureau. Contactez vos clients potentiels, vos partenaires commerciaux et vos clients pendant les heures normales de bureau, et n’oubliez pas de tenir compte de leur fuseau horaire. Un appel après les heures de bureau, le soir, les week-ends doit être évité, sauf si vous avez l’accord de votre interlocuteur de le faire ou si vous êtes de bons copains.

Ne PAS FAIRE

  • Ne laissez jamais un message de ventes. Un enregistrement téléphonique pour tenter de vendre plaît rarement à un client ou à un client potentiel, il est surtout souvent illégal; laissez cette tâche importante pour les communications téléphoniques en direct où vous pouvez vraiment transmettre votre message et recevoir des commentaires.
  • Évitez la messagerie texte dans la plupart des cas. Généralement, la messagerie texte n’est pas utilisée pour les affaires, à moins que votre client vous ait donné le feu vert. La messagerie texte est souvent considérée comme une méthode de communication personnelle; d’autre part, certains rôles s’appuient sur cette dernière. Parlez-en à vos clients potentiels avant de le faire!
  • Évitez la saisie au clavier. Sauf si vous avez besoin de prendre des notes de réunion, n’utilisez pas le clavier lorsque vous parlez au téléphone. Vous savez que les microphones, en particulier sur les ordinateurs portables, peuvent être sensibles même aux messages instantanés que vous envoyez à votre meilleur ami. Il faut toujours expliquer à l’autre partie que vous souhaitez prendre des notes, et demandez si ce sera trop distrayant. Sinon, la personne à qui vous parlez peut supposer que vous avez plusieurs tâches en parallèle ou pire… vous ne lui accordez pas l’attention qu’il mérite.
  • Ne mettez pas quelqu’un en attente. Lorsque vous êtes au téléphone et qu’un autre appel survient, ne mettez pas le premier appel en attente, sauf si vous avez une urgence. Cela sera considéré comme grossier et ça enverra un message clair qui dit : « Vous n’êtes pas aussi important que l’appelant qui essaie de me joindre ». Quelle conversation ne peut pas attendre cinq minutes?

Scellez l’affaire

Une communication simple (oui, vous connaissez le mot) vous conduira vers la prochaine transaction commerciale, la possibilité d’un nouvel emploi, ou la sécurisation d’une bonne note. Pas de jurons, pas de cris forts en public, et conservez les détails confidentiels derrière des portes closes. Prenez le temps d’être courtois (oui, vous connaissez le mot) autour de vous et soyez poli et professionnel en même temps.

Un expert des outils et appareils de communications, y compris une solution VoIP de confiance peut vous aider dans votre quête de réussite pour les appels téléphoniques commerciaux. Un téléphone et des services VoIP clairs et concis d’un fournisseur expérimenté et de renom tels que Modulis sont essentiels pour une communication commerciale positive.

À propos de Modulis

Basé à Montréal, au Canada, Modulis est un fournisseur de premier rang de VoIP de classe commerciale et de solutions de communication. En tant qu’expert en technologie basée sur Asterisk, Modulis fournit des services unifiés de communication à plus de 15 000 utilisateurs pour les petites et moyennes entreprises, le gouvernement et les organisations de niveau institutionnel. Modulis est spécialisé dans les stratégies de planification et d’intégration personnalisées pour toute entreprise ou pour un besoin organisationnel. Modulis soutient les grandes marques d’équipement de téléphonie y compris Digium, Cisco, Polycom, et bien d’autres marques de téléphones basées sur SIP asterisk.